В этом материале мы разберём основные моменты сопроводительного документооборота для изделий из силикона. Это поможет вам правильно отразить получение товара в бухгалтерии и избежать лишних вопросов.
Ключевой документ при отгрузке: Универсальный передаточный документ (УПД)
Что это такое УПД?
Вместо отдельной Товарной накладной (форма ТОРГ-12) и Счёта-фактуры, мы формируем Универсальный передаточный документ (УПД).
УПД — это единый документ, который объединяет в себе функции:
- Товарной накладной
подтверждает передачу товара и является основанием для списания/оприходования ТМЦ. - Счёта-фактуры
является основанием для принятия предъявленной суммы НДС к вычету в соответствии с Налоговым кодексом РФ.
Преимущества УПД
- Сокращение документооборота: Вы получаете один документ вместо двух.
- Удобство и минимизация ошибок: Все данные о сделке содержатся в одной форме, что снижает риск утери или несоответствия данных между накладной и счётом-фактурой.
- Полное соответствие законодательству РФ: УПД разработан с учётом требований ФНС России и признаётся как налоговыми органами, так и судами.
Что важно проверить при получении УПД?
При приёмке товара убедитесь, что в УПД корректно указаны:
- Ваши реквизиты (наименование, ИНН, КПП, адрес).
- Дата и номер документа.
- Перечень отгруженных изделий из силикона, их количество и цена.
- Сумма сделки, в том числе выделенная сумма НДС.
- Подписи и печати со стороны Поставщика (ООО «НЛС Силикон»).
Бухгалтерские документы через Электронный документооборот (ЭДО)
Для ускорения и повышения надёжности обмена юридически значимыми документами мы активно переводим партнёров на Электронный документооборот (ЭДО).
Как это работает?
- Мы с вашей организацией заключаем Соглашение об обмене электронными документами.
- После отгрузки товара и формирования бумажного УПД (который выдаётся с отгружаемым товаром), первичные бухгалтерские документы (тот же УПД) направляются вам по каналам ЭДО на следующий рабочий день.
- Вы получаете электронный документ, равнозначный бумажному с цифровой подписью, в своей системе ЭДО.
Преимущества ЭДО:
- Мгновенная доставка: Документы приходят к вам на следующий рабочий день, после отгрузки, даже если товар ещё в пути.
- Никаких потерь: Исключён риск утери бумажного документа во время транспортировки.
- Повышенная юридическая сила: Электронная подпись (УКЭП) защищает документ от изменений и придаёт ему полную юридическую значимость.
- Автоматизация: Возможность автоматической загрузки данных в вашу учётную систему (1С и др.), что экономит время ваших бухгалтеров, исключает ошибки ручного ввода, упрощает подачу отчётности в налоговый орган для обеих сторон.
Важно знать!
- Бумажный экземпляр УПД, сопровождающий товар, является оригиналом для целей приёмки товара на вашем складе.
- Электронный УПД, отправленный по ЭДО, является оригиналом для бухгалтерского и налогового учёта.
Краткая памятка для Клиента
По всем вопросам, связанным с документами, вы можете обратиться к своему персональному менеджеру в Отделе сопровождения Клиентов.
пишите sales@n-sil.ru
звоните +7 (800) 200-18-50
с 9:00 до 16:30 в рабочее время